Schluss mit der Zettelwirtschaft

Das Bürokratieentlastungsgesetz III entlastet Unternehmen jährlich um mehr als eine Milliarde Euro.

Unnötige Bürokratie kostet die Bürger Zeit und bremst die Wirtschaft. Gerade kleine und mittlere Unternehmen sind besonders stark betroffen, da
bürokratische Anforderungen bei ihnen oft überproportional viel Aufwand auslösen. Bürokratieabbau mit dem Ziel einfacherer und effizienterer Gesetze ist daher ein Kernthema der Mittelstandsstrategie des Bundeswirtschaftsministeriums, das im September das dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III) auf den Weg gebracht hat.

Die meisten Teile des BEG III sind zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Das Gesetz entlastet die Unternehmen um mehr als 1,1 Milliarde Euro im Jahr – Zeit und Geld, die ihnen nun für ihre eigentliche Unternehmertätigkeit zur Verfügung stehen. Zentrale Bausteine des BEG III sind die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Erleichterungen bei der Archivierung von elektronisch gespeicherten Steuerunterlagen und die Option eines digitalen Meldescheins im Beherbergungsgewerbe. Zudem müssen Gründerinnen und Gründer zukünftig nur noch vierteljährlich ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, statt wie bisher monatlich.

Das Gesetz nutzt die Chancen der Digitalisierung und demonstriert deren großes Potenzial für den Bürokratieabbau. Damit reiht sich das BEG III in weitere Digitalisierungsinitiativen der Bundesregierung ein, wie die Registermodernisierung oder das Onlinezugangsgesetz.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung ersetzt „gelben Zettel“

Jeder kennt den „gelben Zettel“, mit dem Arbeitnehmer ihre Krankschreibungen bei ihrem Arbeitgeber einreichen. Im Jahr 2017 sind rund 77 Millionen solcher Bescheinigungen ausgestellt worden. Jede einzelne dieser Papiermeldungen müssen Arbeitgeber entsprechend verarbeiten und archivieren. Das Statistische Bundesamt schätzt den Aufwand für die Unternehmen auf über 500 Millionen Euro pro Jahr. Dieser manuelle Bearbeitungsaufwand ist angesichts der fortschreitenden Digitalisierung nicht mehr zeitgemäß.

Mit dem BEG III wird ein elektronisches Meldeverfahren eingeführt, das die Einreichung des „gelben Zettels“ ersetzt. Ab dem 1. Januar 2022 erfolgt die Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zwischen behandelndem Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber digital über ein elektronisches Meldeverfahren: Der Arzt meldet die Daten über die Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkasse. Diese stellt dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zum elektronischen Abruf bereit. Der Datenschutz der Arbeitnehmer bleibt dabei gewahrt – der „gelbe Zettel“ wird lediglich digitalisiert, an den übermittelten Angaben ändert sich aber nichts.

Die digitale Übermittlung des „gelben Zettels“ wird schrittweise umgesetzt: Zunächst werden Ärzte ab Januar 2021 die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die Krankenkassen übermitteln, bevor ein Jahr später die digitale Übermittlung an die Arbeitgeber startet. Auch über 2022 hinaus erhalten Arbeitnehmer stets eine Papierversion des „gelben Zettels“ von ihrem Arzt, um diesen z. B. in Streitfällen dem Arbeitgeber vorlegen zu können.

Die notwendigen organisatorischen Schritte können die Unternehmen bis 2022 umsetzen. Der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherungen arbeitet derzeit gemeinsam mit Softwareentwicklern und Arbeitgebervertretern an einer genauen Verfahrensbeschreibung in Form gemeinsamer Grundsätze, die voraussichtlich im Frühjahr 2021 veröffentlicht werden. Es besteht also ausreichend Vorlaufzeit für alle Beteiligten, sich bis zum Inkrafttreten am 1. Januar 2022 organisatorisch vorzubereiten, entsprechende Softwarelösungen zu entwickeln und bestehende Systeme anzupassen.

Auch die Arbeitnehmer profitieren von dem neuen Verfahren: Sie müssen ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nun nicht mehr an den Arbeitgeber übermitteln – pro Meldung circa 15 Minuten Zeitaufwand sowie circa ein Euro an Porto- und Versandkosten. Bei 77 Millionen Bescheinigungen also eine jährliche Zeitersparnis von über 19 Millionen Stunden sowie eine finanzielle Entlastung von 77 Millionen Euro.

Digitale Archivierung von Steuerunterlagen wird einfacher

Viele Unternehmen archivieren ihre Steuerunterlagen in digitaler Form. Wie für Papierunterlagen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Möchte die Finanzverwaltung die Steuerunterlagen prüfen, müssen diese Steuerunterlagen zugänglich gemacht werden.
Dabei wird zwischen drei Zugriffsarten unterschieden: Die Finanzverwaltung kann die Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen (Z3-Zugriff) oder deren maschinelle Auswertung verlangen (Z2-Zugriff). Sie darf darüber hinaus vom Unternehmen die Nutzung des verwendeten Datenverarbeitungssystems fordern (Z1-Zugriff).

Insbesondere der Z1-Zugriff verursacht hohe Bürokratielasten, da Unternehmen die entsprechenden Datenverarbeitungssysteme während der gesamten bislang geltenden zehnjährigen Aufbewahrungsfrist aufrechterhalten mussten. Wechselte ein Unternehmen das Datenverarbeitungssystem oder lagerte Daten aus, musste es das alte System zehn Jahre lang weiterbetreiben – parallel zum neuen System. Der Z3-Zugriff ist im Vergleich deutlich aufwandsärmer: Hierfür reicht es aus, einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen zu archivieren.

Mit den Neuerungen des BEG III reicht es künftig aus, wenn Unternehmen nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung ihr altes Computersystem fünf Jahre lang weiter betreiben. Für die folgenden fünf Jahre müssen sie nur noch einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen archivieren (Z3-Zugriff). Damit halbiert sich bei den Unternehmen der Aufwand für den Weiterbetrieb und entsprechende Erhaltungsmaßnahmen (Vorhalten und Pflege der Altsysteme, Updates, Personaleinsatz) für die aufwendigeren Z1- und Z2-Zugriffe. Das Statistische Bundesamt schätzt, dass Unternehmen so über 500 Millionen Euro pro Jahr einsparen. Neben der Entlastung der Unternehmen setzt dies, wie im Koalitionsvertrag vorgesehen, auch Anreize für die Finanzverwaltung, Betriebsprüfungen zeitnah anzugehen.

Die elektronische Archivierung von Steuerunterlagen schreitet allerdings langsamer voran als erwartet: Bei empfangenen und versandten Rechnungen, Buchungsbelegen, Kontoauszügen und Lohnunterlagen nutzen kleine und mittlere Unternehmen noch häufige Papier als die elektronische Form. Für deren Archivierung gilt weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Für die Wirtschaft entstehen durch diese Aufbewahrungspflichten jedes Jahr Kosten in zweistelliger Milliardenhöhe. Um unnötige bürokratische Belastungen zu vermeiden, sollte die Aufbewahrungsfrist daher perspektivisch auf fünf Jahre verkürzt werden.

Check-in im Hotel ist nun ohne Meldeschein möglich

Jeder Reisende kennt es: Bei der Ankunft im Hotel müssen erst einmal Meldescheine händisch ausgefüllt und unterschrieben werden. Diese Meldescheine sind aber nicht nur für Reisende lästig, sondern sie verursachen auch der Hotellerie Kosten: Die Scheine müssen bereitgehalten, für ein Jahr aufbewahrt und dann vernichtet werden. Geschätzt fallen im Jahr rund 150 Millionen Meldescheine an. Hotels und andere Beherbergungsbetriebe haben seit langem darauf hingewiesen, dass dies nicht mehr zeitgemäß ist. Kosten und Zeitaufwand können durch eine Digitalisierung des Verfahrens deutlich reduziert werden.

Mit dem BEG III wird nun ein digitales Meldeverfahren eingeführt, das ohne eigenhändige Unterschrift funktioniert. Künftig reicht es, wenn Reisende im Hotel elektronisch identifiziert werden. Hierzu werden zwei bereits bestehende elektronische, sichere Verfahren genutzt: Wenn eine Übernachtung elektronisch bezahlt oder reserviert wird (z. B. per Kreditkarte), kann die Identifikation der Reisenden in Verbindung mit den Vorgaben der EU-Zahlungsdiensterichtlinie zur „Starken Kundenauthentifizierung“ erfolgen. Die Zahlung per Karte ersetzt hier also unkompliziert den alten Meldeschein, ohne dass hierfür ein neues Verfahren nötig ist. Alternativ können zur Identifikation auch die elektronischen Funktionen des Personalausweises genutzt werden. In beiden Fällen bedarf es künftig keines papiergebundenen Hotelmeldescheins mehr. Die Meldescheine auf Papier stehen aber weiterhin als Option zur Verfügung – eine wichtige Variante insbesondere für den Fall einer Barzahlung der Hotelrechnung. Das Statistische Bundesamt schätzt, dass das digitale Meldeverfahren den Zeitaufwand im Vergleich zu gedruckten Meldescheinen pro Fall um drei bis vier Minuten reduziert. Geht man davon aus, dass zukünftig etwa 50 Millionen Meldescheine pro Jahr durch die neuen Digitalverfahren ersetzt werden, führt dies zu einer jährlichen Entlastung der Beherbergungsbetriebe von gut 50 Millionen Euro.

Gründerinnen und Gründer werden entlastet

Gründerinnen und Gründer, die neue Unternehmen aufbauen, halten den Mittelstand lebendig und stärken den Wirtschaftsstandort Deutschland. Diesen Unternehmensgeist möchte das Bundeswirtschaftsministerium fördern und dafür sorgen, dass Gründern
durch bürokratische Anforderungen keine unnötigen Zusatzbelastungen entstehen.

Aktuell müssen Gründer in den ersten beiden Jahren jeden Monat ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben – statt alle drei Monate, wie dies bei anderen Unternehmen der Fall ist. Diese Regelung wurde 2001 eingeführt, um möglichem Umsatzsteuerbetrug vorzubeugen. Ein erhöhtes Betrugsrisiko ist jedoch nicht belegt. Zudem wurden seit 2001 die Möglichkeiten der Finanzverwaltung weiterentwickelt, eventuelle Betrugsfälle im Zusammenhang mit Neugründungen zielgerichtet aufzudecken, z. B. durch (in der Praxis sehr häufige) unangekündigte Vor-Ort-Prüfungen.

Mit dem BEG III werden Gründer ab nächstem Jahr bei den Umsatzsteuer-Voranmeldungen wie andere Unternehmen behandelt und müssen diese nur noch viermal pro Jahr abgeben. Damit wird eine wichtige Zusage aus dem Koalitionsvertrag umgesetzt. Es handelt sich zudem um eine Maßnahme mit Signalwirkung: Gründer sollen nicht mit zusätzlichen bürokratischen Anforderungen belastet werden.

Die Pflicht für Gründer, die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abzugeben, wird zunächst befristet für sechs Jahre (bis 2026) ausgesetzt. Die Bundesregierung wird bis Ende 2024 die Aussetzung evaluieren – insbesondere deren Wirkung auf die Gründungstätigkeit in Deutschland, die Bürokratielasten von Gründern sowie die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug.

Das BEG III enthält noch eine weitere Maßnahme, die speziell Unternehmen in der Gründungsphase entlastet: Die Anmeldepflicht zur Unfallversicherung wird für Unternehmer aufgehoben, die bereits eine Gewerbeanzeige erstattet haben. Gründer werden hierdurch von zusätzlichen Meldepflichten entlastet.

Unternehmen sparen über eine Milliarde Euro pro Jahr

Darüber hinaus enthält das BEG III weitere Vereinfachungen in verschiedenen Gesetzen (siehe Kasten). Insgesamt wird die Wirtschaft so um über 1,1 Milliarden Euro pro Jahr entlastet. Zum Vergleich: Das BEG I führte zu einer jährlichen Entlastung im Umfang von rund 700 Millionen Euro, die Entlastung der Wirtschaft durch das BEG II wurde auf bis zu 360 Millionen Euro geschätzt. Das BEG III ist also das Entlastungsgesetz mit dem bislang größten Entlastungsvolumen für die Wirtschaft. In dieser Summe sind Entlastungen aus den Maßnahmen, die erst im parlamentarischen Verfahren Eingang in das BEG III gefunden haben, noch nicht berücksichtigt (Recht auf unbeschränkten Steuerklassenwechsel bei Ehegatten/Lebenspartnern, Beseitigung der Doppelregulierung bei Wohnimmobilienverwaltung).

630 Millionen Euro der Entlastungswirkung durch das BEG III entfallen auf Bürokratiekosten aus Informationspflichten. Das sind die Entlastungen durch Wegfall und Vereinfachung von klassischem „Papierkram“ – also durch gesetzlich vorgeschriebene Anträge, Meldungen, Kennzeichnungen, Statistiken oder Nachweise. Der Bürokratiekostenindex (BKI) der Bundesregierung misst die Belastung der Unternehmen durch Bürokratiekosten aus Informationspflichten im Zeitverlauf. Ausgangspunkt sind die Bürokratiekosten zum Stand 2012, die einem BKI von 100 entsprechen. Das BEG III ist das Gesetz, das den BKI seit 2012 am stärksten gesenkt hat (um 1,23 Punkte).

Die vorab geschätzte Entlastungswirkung des BEG III beruht auf zahlreichen Unternehmensbefragungen und Berechnungen durch das Statistische Bundesamt. Wie bei größeren Gesetzesvorhaben üblich, ist nach Inkrafttreten des BEG III eine sogenannte Nachmessung vorgesehen: In voraussichtlich zwei bis drei Jahren wird das Statistische Bundesamt überprüfen, wie hoch die Entlastungswirkung durch das Gesetz genau ausfällt.

Bürokratieabbau bleibt eine Daueraufgabe

Bürokratieabbau und bessere Rechtsetzung gelten zu Recht als Daueraufgaben, die alle Politikbereiche fordern. In den Expertenanhörungen hat das Bundeswirtschaftsministerium viel Zustimmung für das BEG III erhalten – aber auch die klare Aufforderung, noch mehrzu tun.

Die Steuerbürokratie ist für 40 % aller Bürokratiekosten verantwortlich. Allein durch eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen im Steuer- und Handelsrecht von zehn auf fünf Jahre könnten die Unternehmen mehrere Milliarden Euro pro Jahr an Bürokratiekosten sparen. Zusätzliche Entlastungen wären möglich durch eine weiter verbesserte Nutzung der Möglichkeiten der Digitalisierung, insbesondere auch bei Erklärungspflichten zur Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer.

Bürokratieabbau ist dabei kein Selbstzweck. Ziel ist stets die Entlastung von Verwaltungsaufwand unter Beibehaltung bestehender Regelungsstandards. Denn Bürokratie ist nicht per se negativ, sondern notwendige Voraussetzung für das Zusammenleben und Wirtschaften in einem demokratischen Rechtsstaat. Die meisten Unternehmen sind sich dessen sehr bewusst und zeigen in Umfragen große Wertschätzung für Ziele und Zweck von administrativen Auflagen. Die Belastungen daraus sollten jedoch so gering wie möglich gehalten werden, indem Prozesse sinnvoll strukturiert und die Möglichkeiten der Digitalisierung besser genutzt werden.