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  • Projektverantwortung: output AG

Der :::(bit)kasten professional ist ein elektronischer Briefkasten, der alle ein- und ausgehenden Dokumente eines Unternehmens oder einer Verwaltung sammelt: DE-Mail, E-Postbrief, Fax, Brief, Online-Formular, Sprach- oder Bildnachricht. :::(bit)kasten professional bündelt alle Kommunikationskanäle und kümmert sich gleichzeitig um die Klassifizierung, Identifizierung und Archivierung der Post. Die Dokumente werden automatisch an den richtigen Empfänger im Unternehmen oder in der Verwaltung weitergeleitet. Gleichzeitig stellt er die Ausgangspost der Verwaltung den Empfängern "digital" zur Verfügung. Die Lösung optimiert Prozesse und schafft eine Zeit- und Kostenersparnis.

Region: Nürnberg

Die tägliche Flut von Briefen, E-Mails, E-Postbriefen, DE-Mails und Faxen kostet Unternehmen und Behörden Zeit und Geld. Anfragen müssen an zuständige Fachabteilungen weitergeleitet, die Antwortschreiben in den meisten Fällen gedruckt, frankiert und verschickt werden.

Einfacher, schneller und kostengünstiger könnte das ganze Prozedere durch Intelligente Vernetzung funktionieren – einen vielversprechenden Ansatz zeigt der :::(bit)kasten professional. Mit dem Konzept des elektronischen Briefkastens, der alle ein- und ausgehenden Nachrichten und Kommunikationskanäle bündelt, hat sich die Nürnberger output AG in der Kategorie „Verwaltung“ beim Best-Practice-Wettbewerb der Initiative Intelligente Vernetzung durchgesetzt.

„Wird die klassische Poststelle digitalisiert, profitieren Sender und Empfänger. Heute haben die Verwaltungen alles in allem um die 20 bis 30 Verwaltungsverfahren. Eine intelligente Poststelle könnte diese Prozesse auf nur eine Schnittstelle komprimieren“, erklärt Peter Vorgel, Vorstand der output AG.

Das Prinzip funktioniert so: Egal in welcher Form ein Dokument im :::(bit)kasten landet, der Empfänger erhält ein digitales Dokument, das dann in den Verwaltungsprozess weitergeleitet wird. Das Programm weiß, welche Fachabteilung oder Sachbearbeiter die richtige Adresse für das Dokument sind. Ist das Verfahren abgeschlossen, steht dem Bürger das Dokument digital auf einem Webportal zur Verfügung. „Der Bürger kann selbst entscheiden, in welcher Form er das Dokument zugestellt bekommen möchte: in Papierform oder elektronisch. Um das Dokument zu öffnen, reicht die Identifizierung durch den neuen Personalausweis aus. Passwort oder Anmeldung entfallen, das System orientiert sich nur an der Adresse und die liegt den Behörden eigentlich immer vor.“ Datensicherheit garantiert die AusweisApp des Bundes. Ruft der Bürger das Dokument über das Portal nicht ab, wird es als Brief zugestellt.

Peter Vorgel nennt ein Praxisbeispiel: „Sie schicken eine E-Mail an die Stadtverwaltung und informieren einerseits darüber, dass Sie eine größere Mülltonne brauchen, andererseits teilen Sie mit, dass Ihr Hund gestorben ist. Das System erkennt die beiden Anfragen und leitet sowohl „Mülltonne“ als auch „Hund“ an die zuständigen Fachstellen weiter.“ Rund 95% aller derzeitigen Formate kennt der :::(bit)kasten schon heute.

Das Anwendungspotenzial sei enorm, so Peter Vorgel. Neben Verwaltungen gehören auch Banken und Versicherungen zu den potenziellen Kunden. „Rund 14 Milliarden Briefe werden jährlich in Deutschland auf dem Postweg verschickt – diese drei Gruppen sind dabei die größten Versender.“ Für die technische Umsetzung der intelligenten Poststelle spielen dabei vor allem zwei Voraussetzungen eine Rolle. Zum einen besitzen bereits rund 40 Millionen Deutsche den neuen Personalausweis, in den kommenden fünf Jahren dürfte es ein Großteil der Bevölkerung sein. Schon heute nutzen rund zehn Millionen Menschen die neuen Ausweisfunktionen, beispielsweise für Internetkäufe. „Wer den Personalausweis aktiv nutzt, dürfte auch einer digitalen Post-Plattform offen gegenüber stehen“, so die Einschätzung Peter Vorgels. Zum anderen sollen Deutschlands Behörden bis 2020 auf die sogenannte E-Akte umgestellt haben. Der :::(bit)kasten arbeitet dann direkt mit der E-Akte zusammen – ohne zusätzlichen Aufwand für die Behörde.

Bereits jetzt denkt das Nürnberger Start-up über weitere Entwicklungsmöglichkeiten für :::(bit)kasten professional nach. Zum Beispiel ließen sich über eine Bezahlfunktion Rechnungen direkt an die Verwaltung überweisen. Denkbar seien auch neue Kommunikationskanäle zwischen Bürgern und Behörden: Die Möglichkeit, Sprachdateien zu nutzen oder Schreiben mit Vorlese-Funktion zu versenden, wär ein weiterer Schritt zur barrierefreien Verwaltung.

Die output AG wurde 2008 gegründet. Vorstandsvorsitzender ist Peter Vorgel. Das Start-up zählt derzeit vier Festangestellte, freie Programmierer unterstützen die Entwicklung von :::(bit)kasten. Im Jahr 2014 gewann die output AG den Innovationspreis IT der Initiative Mittelstand.