Mann sitzt am Laptop symbolisiert e-Vergabe; Quelle: Fotolia.com/Rawpixel

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Rechtsgrundlagen der elektronischen Beschaffung

Für Beschaffungen im Oberschwellenbereich sind das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (§ 97 Abs. 5) und die Vergabeverordnung (§§ 9 ff.) anzuwenden. In jedem Stadium eines öffentlichen Vergabeverfahrens nutzen sowohl die Auftraggeber als auch die Unternehmen grundsätzlich elektronische Mittel. Die elektronische Kommunikation betrifft insbesondere die elektronische Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, der kostenfreien Bereitstellung der Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung über das Internet und die elektronische Angebotsabgabe. Die Umstellung auf die elektronische Kommunikation ist zwingend, und zwar unabhängig vom Liefer- und Leistungsgegenstand, der der Vergabe zugrunde liegt. Öffentliche Auftraggeber müssen - von spezifischen Sonderfällen (vgl. § 12 VgV) abgesehen - elektronische Kommunikationsmittel nutzen, die nichtdiskriminerend, allgemein verfügbar sowie mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel sind und den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken (vgl. § 11 Abs. 1 VgV). Diese Pflicht betrifft ausschließlich den Datenaustausch zwischen den öffentlichen Auftraggebern und den Unternehmen. Die Ausgestaltung ihrer internen Arbeitsabläufe bleibt öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen überlassen.

EU-weite Bekanntmachungen werden durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union im Internet veröffentlicht. Die Bekanntmachungen müssen zwingend eine Internetadresse enthalten, unter der sämtliche Vergabeunterlagen, einschließlich der Leistungsbeschreibung, unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig direkt über das Internet abgerufen werden können. Ausnahmen gelten ausschließlich für diejenigen Teile der Vergabeunterlagen, die nicht mithilfe allgemein verfügbarer IKT elektronisch abgebildet werden können oder hinsichtlich derer aufgrund der neuen EU-Vergaberichtlinien eng umrissene Sicherheitsbedenken geltend gemacht werden können.

Bis spätestens 18. Oktober 2018 müssen alle Auftraggeber und Auftragnehmer vollständig auf eine elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren umgestellt haben. Bis zu diesem Zeitpunkt können Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen noch per Post beziehungsweise oder auf einem anderen geeigneten Weg übermittelt werden. Die Zentralen Beschaffungsstellen des Bundes sowie der Länder und Kommunen müssen bereits zum 18. April 2017 komplett auf E-Vergabe umstellen. Nach dem 18. Oktober 2018 dürfen andere als elektronische Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen - außer in ganz wenigen Ausnahmefällen - nicht mehr entgegen genommen und im Vergabeverfahren berücksichtigt werden.

Für Beschaffungen des Bundes im Unterschwellenbereich gilt seit dem 2. September 2017 die Unterschellenvergabeordnung (UVgO). Auch sie enthält weitreichende Bestimmungen zur Digitalisierung der Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich:

  • Nach § 28 UVgO sind die Auftragsbekanntmachungen nunmehr immer auch im Internet zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung ausschließlich zum Beispiel in Amtsblättern oder sonstigen Printmedien ist damit nicht mehr gestattet. Jede Auftragsbekanntmachung muss über das Portal www.bund.de auffindbar sein.
  • § 29 UVgO schreibt vor, dass die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt über das Internet abrufbar sein müssen. Die Internetadresse muss bereits in der Auftragsbekanntmachung angegeben werden.
  • Angebote und Teilnahmeanträge sind spätestens ab dem 1. Januar 2020 zwingend mithilfe elektronischer Mittel einzureichen. Diese Verpflichtung gilt allerdings nicht, wenn der geschätzte Auftragswert 25.000 Euro nicht überschreitet oder ein Vergabeverfahren durchgeführt wird, bei dem keine Auftragsbekanntmachung veröffentlicht wird (Einzelheiten der Regelung in § 38 Absätze 1 bis 4 UVgO).

Die Vergabeplattform des Bundes: e-Vergabe

Über die Internetseite www.evergabe-online.de können Vergabeverfahren vollständig elektronisch abgewickelt werden. Der übliche Postweg entfällt. In der Regel sind die Vergabeunterlagen frei zugänglich und über die Plattform, die eine umfangreiche Suchfunktion bereithält, abrufbar.

Das Projekt XVergabe

Das Projekt XVergabe schafft einen plattformübergreifenden Standard für den Austausch von Dokumenten zwischen Bietern und elektronischen Vergabeplattformen. Das heißt, Unternehmen benötigen nur noch einen Bieterclient, um auf die unterschiedlichen E-Vergabe-Plattformen zugreifen zu können.

Initiiert wurde das Projekt XVergabe durch das Bundesministerium des Innern (BMI) und das Beschaffungsamt des BMI. Verantwortlich sind der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V., das Land Nordrhein-Westfalen und das Beschaffungsamt.

Portal www.bund.de

Auch auf www.bund.de sind aktuelle Ausschreibungen der öffentlichen Hand zu finden, und www.bund.de beinhaltet eine ausgefeilte Suchfunktion. Hinzu kommt, dass zum Beispiel gem. § 12 Abs. 1 S. 2 VOL/A elektronische Ausschreibungen, die auf anderen Portalen veröffentlicht werden, über die Suchfunktion von www.bund.de ermittelbar sein müssen. Dies garantiert eine hohe Trefferquote bei gezielter Verwendung der möglichen Suchkriterien.

Neuer Schub für ZUGFeRD – Bundesregierung beschließt Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung

Am 6. September 2017 hat die Bundesregierung die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO) (PDF, 4MB) beschlossen.

Die Verordnung setzt die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen um. Nach der E-Rech-VO reichen Unternehmen, die den Zuschlag für einen öffentlichen Auftrag oder eine Konzession erhalten haben, Rechnungen elektronisch ein. Die E-Rech-VO ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu einer umfassenden Nutzung der elektronischen Rechnung.

ZUGFeRD kann weiterhin verwendet werden

Wichtig ist: Nach den Vorgaben der E-Rech-VO können in der Wirtschaft bereits etablierte Datenaustauschstandards wie ZUGFeRD gleichberechtigt neben dem Datenaustauschstandard XRechnung verwendet werden, wenn sie – wie ZUGFeRD 2.0 - CEN-konform sind.

Öffentliche Auftraggeber des Bundes sind damit ab dem 27. November 2018 verpflichtet, elektronisch gestellte Rechnungen, die der neuen EU-Norm entsprechen, zu akzeptieren und zu verarbeiten. Alle Unternehmen erhalten die Sicherheit, dass ihre elektronischen Rechnungen akzeptiert werden, sofern sie die EU-Norm beachten.