Elektronische Vergabe

Seit 18. April 2016 müssen öffentliche Auftraggeber und Unternehmen im Oberschwellenbereich grundsätzlich elektronische Mittel zur Kommunikation nutzen (vgl. § 97 Abs. 5 GWB, § 9 Abs. 1 VgV). Die elektronische Beschaffung (E-Vergabe) erlaubt es, Vergabeverfahren vollständig über das Internet und spezielle Vergabeplattformen abzuwickeln. Der Vorteil: Sowohl für den öffentlichen Auftraggeber als auch für private Auftragnehmer ist die E-Vergabe effizienter aufgrund einheitlicher Verfahren und geringerer Kosten.

Mann sitzt am Laptop symbolisiert e-Vergabe; Quelle: Fotolia.com/Rawpixel - e-Vergabe-Plattform
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Rechtsgrundlagen der elektronischen Beschaffung

Für Beschaffungen im Unterschwellenbereich sind die jeweiligen Vergabe- und Vertragsordnungen (VOL/A und VOB/A) rechtlich einschlägig. So enthält beispielsweise die VOL/A, 1. Abschnitt, u. a. folgende Bestimmungen zur elektronischen Beschaffung:






  • § 11 VOL/A regelt einige Grundsätze der Informationsübermittlung. So legt diese Vorschrift in Absatz 2 zum Beispiel fest, dass verwendete Programme allgemein zugänglich und kompatibel mit allgemein verbreiteten IKT-Erzeugnissen sein müssen.
  • § 12 Abs. 1 S. 2 VOL/A verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, dass Bekanntmachungen in Internetportalen zentral über die Suchfunktion von www.bund.de ermittelbar sein müssen.
  • § 13 VOL/A trifft Regelungen zur Verwendung elektronischer Signaturen und zum Datenschutz.
  • § 5 VOL/A definiert und regelt das so genannte dynamische elektronische Verfahren.

Für Beschaffungen im Oberschwellenbereich sind das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (§ 97 Abs. 5) und die Vergabeverordnung (§§ 9 ff.) rechtlich einschlägig. In jedem Stadium eines öffentlichen Vergabeverfahrens nutzen sowohl die Auftraggeber als auch die Unternehmen grundsätzlich elektronische Mittel. Die elektronische Kommunikation betrifft insbesondere die elektronische Erstellung und Bereitstellung der Bekanntmachung und der Vergabeunterlagen, die elektronische Angebotsabgabe sowie die elektronische Vorbereitung des Zuschlags. Die Umstellung auf die elektronische Kommunikation ist zwingend, und zwar unabhängig vom Liefer- und Leistungsgegenstand, der der Vergabe zugrunde liegt. Öffentliche Auftraggeber müssen - von spezifischen Sonderfällen (vgl. § 12 VgV) abgesehen - elektronische Kommunikationsmittel nutzen, die nichtdiskriminerend, allgemein verfügbar sowie mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel sind und den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken (vgl. § 11 Abs. 1 VgV). Diese Pflicht betrifft ausschließlich den Datenaustausch zwischen den öffentlichen Auftraggebern und den Unternehmen. Die Ausgestaltung ihrer internen Arbeitsabläufe bleibt öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen überlassen.

Seit 18. April 2016 dürfen EU-weite Bekanntmachungen nur noch elektronisch beim Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union eingereicht werden. Die Bekanntmachungen müssen zwingend eine Internetadresse enthalten, unter der sämtliche Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig direkt mithilfe von IKT abgerufen werden können. Ausnahmen gelten ausschließlich für diejenigen Teile der Vergabeunterlagen, die nicht mithilfe allgemein verfügbarer IKT elektronisch abgebildet werden können oder hinsichtlich derer aufgrund der neuen EU-Vergaberichtlinien eng umrissene Sicherheitsbedenken geltend gemacht werden können.

Bis spätestens 18. Oktober 2018 müssen alle Auftraggeber und Auftragnehmer vollständig auf eine elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren umgestellt haben. Bis zu diesem Zeitpunkt können Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen noch per Post beziehungsweise oder auf einem anderen geeigneten Weg übermittelt werden. Die Zentralen Beschaffungsstellen des Bundes sowie der Länder und Kommunen müssen bereits zum 18. April 2017 komplett auf E-Vergabe umstellen. Nach dem 18. Oktober 2018 dürfen andere als elektronische Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen - außer in ganz wenigen Ausnahmefällen - nicht mehr entgegen genommen und im Vergabeverfahren berücksichtigt werden.
Die öffentlichen Auftraggeber legen das erforderliche Sicherheitsniveau für die verwendeten elektronischen Mittel, die in den verschiedenen Phasen des Vergabeverfahrens genutzt werden sollen, fest (vgl. § 10 Abs. 1 VgV).

Die Vergabeplattform des Bundes: e-Vergabe

Über die Internetseite www.evergabe-online.de können Vergabeverfahren vollständig elektronisch abgewickelt werden. Der übliche Postweg entfällt. In der Regel sind die Vergabeunterlagen frei zugänglich und über die Plattform, die eine umfangreiche Suchfunktion bereithält, abrufbar.

Das Projekt XVergabe

Das Projekt XVergabe schafft einen plattformübergreifenden Standard für den Austausch von Dokumenten zwischen Bietern und elektronischen Vergabeplattformen. Das heißt, Unternehmen benötigen nur noch einen Bieterclient, um auf die unterschiedlichen E-Vergabe-Plattformen zugreifen zu können.

Initiiert wurde das Projekt XVergabe durch das Bundesministerium des Innern (BMI) und das Beschaffungsamt des BMI. Verantwortlich sind der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V., das Land Nordrhein-Westfalen und das Beschaffungsamt.

Portal www.bund.de

Auch auf www.bund.de sind aktuelle Ausschreibungen der öffentlichen Hand zu finden, und www.bund.de beinhaltet eine ausgefeilte Suchfunktion. Hinzu kommt, dass zum Beispiel gem. § 12 Abs. 1 S. 2 VOL/A elektronische Ausschreibungen, die auf anderen Portalen veröffentlicht werden, über die Suchfunktion von www.bund.de ermittelbar sein müssen. Dies garantiert eine hohe Trefferquote bei gezielter Verwendung der möglichen Suchkriterien.

Europäische Entwicklungen im Zusammenhang mit der elektronischen Vergabe

Am 27. Mai 2014 trat die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen ("e-invoicing") in Kraft. Das zuständige europäische Normungsinstitut CEN entwickelt und testet eine europäische Norm für E-Rechnungen. Laut EU-Richtlinie soll diese Norm bis spätestens 27. Mai 2017 veröffentlicht werden. Deutschland und die anderen EU-Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis zum 27. November 2018 umsetzen.

Öffentliche Auftraggeber sind künftig verpflichtet, elektronisch gestellte Rechnungen, die der neuen EU-Norm entsprechen, zu akzeptieren und zu verarbeiten. Alle Unternehmen erhalten die Sicherheit, dass ihre elektronischen Rechnungen akzeptiert werden, sofern sie die EU-Norm beachten.

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